Wissen muss gesteuert und nutzbar gemacht werden. Der Prozess hinter der bei Meusburger entwickelten Methode besteht aus dem Erfassen, Verteilen, Nutzen, Weiterentwickeln und Sichern von organisationalem Wissen.

 

Schritt 1: Erfassen

Zu den Grundproblemen des Wissensmanagements gehört die Überführung von implizitem in explizites Wissen. Denn erst, wenn Unternehmenswissen in irgendeiner Form dokumentiert vorliegt, ist es unternehmensweit nutzbar. Implizites Wissen ist nur unbewusst verfügbar und befindet sich in den Köpfen der Wissensträger. Es ist deshalb schwer zugänglich und muss durch das Erfassen von Wissensdokumenten explizit gemacht werden. Das schriftlich erfasste Wissen wird in Wissensdokumenten – kurz „WiDoks“ gesichert. Ein WiDok ist eine abgegrenzte, druckbare Wissenseinheit zu einem gewissen Thema das in einer einheitlichen Sprache verfasst werden sollte.


Der Impuls für die Erfassung eines WiDoks kann von einem Mitarbeiter oder einer Führungskraft kommen. Oft entstehen WiDoks bei Arbeitsgesprächen aus den Notizen der Mitarbeiter. Ist der Vorgesetzte der Meinung, dass Teile der besprochenen Themenfelder wichtig genug sind, um sie in die Wissensdatenbank aufzunehmen, gibt er seinem Mitarbeiter am Ende des Arbeitsgesprächs den Auftrag, daraus ein WiDok zu erstellen. WiDoks fungieren bei der WBI-Methode als eine Art Absicherung oder Widerhaken. 

 

Schritt 2: Verteilen

Ist das Unternehmenswissen erfasst und freigegeben, kann es über die Wissensdatenbank mittels einer Mailbenachrichtigung verteilt werden. Die Verteilung erfolgt über die Zuweisung der Aufgabe Lesen (Push-Prinzip) und die Suche durch die MitarbeiterInnen (Pull-Prinzip). Eine Pull-Aktion folgt meist auf eine vorhergehende Push-Aktion. D.h. Mitarbeiter suchen Inhalte, von deren Existenz sie wissen, da sie bereits zuvor schon eine Mailbenachrichtigung zu diesem Dokument bekommen haben. Definierte Empfänger oder Zielgruppen können nun auf das WiDok zugreifen und es lesen bzw. nutzen.

 
Die Wissenslogistik – also der Transfer von Wissen – liegt dem Verteilen zugrunde. Sie kann nur funktionieren, wenn das Wissen des Senders beim Empfänger ankommt. Wissen muss also organisiert, greifbar und nutzbar sein.

 

Schritt 3: Weiterentwickeln

Die Nutzung und Verteilung bilden die Basis für die Weiterentwicklung. Durch die Weiterentwicklung erfahren die bestehenden WiDoks eine Qualitätsverbesserung. Sie kann sowohl von einer Einzelperson als auch von einer Gruppe durchgeführt werden. Weiterentwicklung spielt sich oft in der Form ab, dass ein vorhandenes WiDok genutzt wird. Denn meist stellt sich erst in der Praxis heraus, wie etwas noch besser geht oder anders gemacht werden kann. 

 

Grundsätzlich sind alle Mitarbeiter und Führungskräfte dazu aufgerufen, aktiv an der Weiterentwicklung von WiDoks mitzuarbeiten. Eine Form dieser Weiterentwicklung ist die Wiedervorlage bzw. Aktualitätskontrolle von WiDoks. Denn veraltete Informationen in einem System belasten dieses unnötig und führen zu Verwirrung. Eine zyklische Aktualitätskontrolle fordert die Autoren dazu auf, den Inhalt eines Dokuments zu hinterfragen und auf Aktualität und Relevanz zu prüfen.

 

Schritt 4: Sichern

Das Sichern umfasst das Speichern und Archivieren aller Wissensdokumente im System. Gesicherte WiDoks stellen einen immensen Wert für ein Unternehmen dar, den es für Geschäftsführer, Führungskräfte und Entscheider zu erkennen gilt. Wissen gilt in der WBI-Methode dann als gesichert, wenn das Dokument eine vom System vergebene, eindeutige Dokumentennummer erhalten hat und in die Wissensdatenbank aufgenommen wurde.

 

Das Sichern ist ein wirksames Mittel, um dem personellen Verlust von Unternehmenswissen entgegenzuwirken. Gründe dafür sind Abteilungswechsel und Umstrukturierungen, Urlaub, Krankenstand bzw. Karenz sowie der Austritt von Mitarbeitern. Eine weitere persönlich bedingte Formen von Wissensverlust sind die Speicherung von Wissen auf einem persönlichen Laufwerk und das Vergessen.

 

Ähnlich verhält es sich mit Projekten, in die viel Zeit investiert wurde, die aber aus diversen Gründen noch nicht realisiert werden konnten. Oft ist es anfangs noch zu früh für die Umsetzung oder es sind temporär keine Kapazitäten frei. In diesen Situationen ist es ratsam, das Projekt in einem WiDok festzuhalten. Denn das ist einer der großen Vorteile von WBI: Wissen gerät nicht mehr in Vergessenheit.

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